POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Tokio Maritime Canada ltée. s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous recueillons conformément aux lois applicables en matière de confidentialité. Dans la présente politique de confidentialité, nous désignons Tokio Maritime Canada ltée. par « nous », « notre » ou « nos ». Nous désignons toute personne dont nous recueillons les renseignements personnels en rapport avec un produit ou un service que nous fournissons, ou une demande pour un tel produit ou service, par « vous » ou « votre ». La présente politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels (« renseignements personnels ») que nous recueillons, utilisons ou divulguons dans le cadre de nos activités d’assurance.

Les informations personnelles désignent les informations concernant une personne identifiable. Les informations personnelles n’incluent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation lorsque ces informations sont utilisées pour communiquer avec l’employé au sujet de son emploi.

Cette politique de confidentialité ne s’applique pas aux informations concernant nos employés ni aux informations qui ne sont pas des informations personnelles.

Nous pourrions mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Si nous mettons à jour notre politique de confidentialité, nous publierons la version la plus récente sur ce site Web. Vous devez consulter régulièrement notre site Web pour tout changement apporté à la politique de confidentialité.

COMMENT ET POURQUOI NOUS RECUEILLONS DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Le type d’informations personnelles que nous collectons et utilisons dépend de la nature de votre relation avec nous et peut inclure les types d’informations suivantes vous concernant si ces informations sont pertinentes pour votre relation avec nous :

nom, adresse, adresse électronique et numéro de téléphone ;
date de naissance, sexe, famille et état civil ;
informations sur l’éducation et le mode de vie ;
informations bancaires, de crédit et financières vous concernant et concernant les organisations dans lesquelles vous détenez une participation ;
numéro d’assurance sociale et numéro de permis de conduire ;
expérience antérieure en matière d’assurance et de réclamations ;
informations médicales et de santé ; et
informations sur l’emploi et le revenu.

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels à des fins d’assurance, notamment pour :

examiner les demandes d’assurance qui nous sont soumises pour examen de souscription ;
vérifier les renseignements qui nous sont fournis ;
évaluer et souscrire les risques ;
tarifer, lier, émettre et administrer les polices d’assurance ;
enquêter, ajuster, traiter et payer les réclamations d’assurance ;
communiquer avec vous ;
analyser les résultats commerciaux et compiler des statistiques ;
répondre aux exigences légales et réglementaires ;
prévenir et détecter les fraudes ou les activités illégales ; et
comme cela peut être requis ou autorisé par la loi.

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels sur des tiers concernant des réclamations déposées contre nos assurés.

Nous identifions les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de la collecte, et nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins identifiées. Nous limiterons également l’accès aux données personnelles relatives aux réclamations (demandeur ou auteur) à un groupe restreint de personnes de haut niveau soutenant la fonction de réclamation. Tous les documents papier contenant des détails sur les données personnelles relatives aux réclamations seront numérisés électroniquement et détruits ou stockés dans une armoire de rangement verrouillée dont l’accès sera limité aux personnes de haut niveau susmentionnées.

La plupart des renseignements personnels que nous recueillons nous sont fournis par un assuré ou par son courtier ou agent d’assurance. Si un courtier d’assurance nous informe qu’il a le consentement d’une personne pour recueillir et utiliser ses renseignements personnels, nous nous fierons à cette déclaration. Nous obtenons des renseignements personnels à partir de demandes ou de toute autre manière qui nous est soumise par un demandeur, un assuré, son courtier d’assurance ou ses représentants autorisés. Nous pouvons également obtenir des renseignements personnels auprès d’autres sources telles que des agences d’information sur la consommation, d’autres institutions ou prestataires de services d’information, des employeurs, d’autres assureurs ou sources et bases de données du secteur de l’assurance, ainsi que des experts en sinistres et des enquêteurs privés dans le cadre de réclamations.

INFORMATIONS PERSONNELLES QUE NOUS PARTAGEONS

Nous pouvons échanger des informations personnelles avec :

nos sociétés affiliées, nos réassureurs, d’autres assureurs et le courtier d’assurance de l’assuré auquel les informations personnelles se rapportent ;
des tiers pour détecter et prévenir les fraudes ou les activités illégales ;
des parties auxquelles vous avez donné votre consentement pour que nous partagions vos informations personnelles ; et
des parties avec lesquelles nous sommes légalement autorisés à partager ces informations.

Nous pouvons échanger des renseignements personnels avec des prestataires de services tiers qui fournissent des services en notre nom. Par exemple, nous pouvons faire appel à des prestataires de services pour fournir des services tels que le règlement des sinistres, l’impression, la distribution du courrier et des courriels, les technologies de l’information, le stockage de données, l’administration, le marketing et le traitement et l’enquête des sinistres. Nos contrats avec nos prestataires de services exigent que ces derniers préservent la confidentialité et la sécurité de tous les renseignements personnels et qu’ils aient des politiques de confidentialité et des normes de sécurité concernant les renseignements personnels comparables aux nôtres. Nos prestataires de services ne reçoivent que les renseignements dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions désignées et ils ne sont pas autorisés à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels à leurs propres fins.

CONSENTEMENT

Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués avec le consentement de la personne concernée ou conformément à la loi.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Vous serez informé des conséquences d’un tel retrait, qui peuvent inclure la résiliation d’une police ou l’impossibilité de traiter ou de défendre votre dossier dans le cadre d’une réclamation.

SÉCURITÉ

Les renseignements personnels enregistrés dans des documents papier sont stockés en toute sécurité dans nos bureaux au Canada ou dans des installations de stockage sécurisées hors site. Les renseignements enregistrés électroniquement sont stockés sur des systèmes informatiques gérés par nous, nos sociétés affiliées et nos fournisseurs de services. Vos renseignements personnels peuvent être traités et stockés dans des pays autres que le Canada et peuvent être accessibles aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation de ces pays.

Nous avons adopté des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte ou vol, qui sont adaptées à la sensibilité des renseignements. Nos systèmes informatiques et les renseignements qui y sont stockés sont protégés par des systèmes de sécurité électroniques. Nous limitons l’accès aux renseignements personnels à nos employés, réassureurs, administrateurs et consultants qui ont besoin de connaître ces renseignements pour fournir des produits d’assurance et des services connexes. Nos employés reçoivent une formation sur la façon de protéger les renseignements personnels et ils sont tenus de se conformer à la présente politique de confidentialité et à toutes les lois applicables en matière de confidentialité.
Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été collectés et pour nous conformer à nos obligations réglementaires et aux obligations en vertu de la loi applicable. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les détruisons, les effaçons ou les rendons anonymes. Compte tenu de l’exposition continue à des réclamations potentielles, si nécessaire, certains des renseignements personnels recueillis à des fins d’assurance peuvent être conservés indéfiniment.

EXACTITUDE

Nous nous efforçons de garantir et de maintenir l’exactitude des informations personnelles que nous collectons et utilisons. Cependant, nous comptons sur les personnes qui nous fournissent des informations personnelles pour nous divulguer des informations importantes et nous informer de tout changement. Lorsque des personnes fournissent la preuve que les informations personnelles que nous détenons sont incorrectes, nous corrigerons ces informations

ACCÈS INDIVIDUEL

Vous pouvez demander d’être informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des informations personnelles vous concernant. Sous réserve d’une preuve d’identité satisfaisante, un accès approprié à ces informations vous sera accordé.
Dans certaines situations, nous ne sommes peut-être pas légalement autorisés à donner accès à toutes les informations personnelles détenues à votre sujet. Par exemple, nous ne pouvons pas donner accès aux informations personnelles relatives à d’autres personnes ou aux informations personnelles protégées par un privilège légal. Les exceptions à l’exigence d’accès seront limitées et spécifiques, et nous vous fournirons la raison du refus d’accès.

FINS DE MARKETING FACULTATIVES

Nous pouvons utiliser les informations personnelles que vous fournissez pour vous proposer, ou proposer à des organisations dans lesquelles vous détenez une participation, des produits et services supplémentaires que nous fournissons. La collecte, l’utilisation et la divulgation d’informations personnelles à de telles fins de marketing sont entièrement facultatives et ne sont pas requises comme condition pour faire affaire avec nous. Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation d’informations personnelles à des fins de marketing facultatives à tout moment en nous contactant à tmcinfo@tokiomarinecanada.com. Nous ne vendons, n’échangeons ni ne divulguons nos listes de clients à des fins de marketing.

CONTACT US

Si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité ou sur nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité à l’adresse suivante : dsinger@tokiomarinecanada.com

SITE WEB ET VIE PRIVÉE

COOKIES

Lorsqu’un visiteur individuel accède à notre site Web, nous pouvons utiliser une fonctionnalité de navigateur appelée « cookie » pour collecter des informations sur les actions et les habitudes de navigation du visiteur. Un cookie est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur du visiteur. Les cookies que nous utilisons comprennent :

Cookies analytiques : ils nous permettent de reconnaître et de compter le nombre de visiteurs et de voir comment les visiteurs se déplacent sur le site Web. Cela nous aide à améliorer le fonctionnement de notre site Web.

Cookies strictement nécessaires : il s’agit de cookies nécessaires au fonctionnement de notre site Web. Ils comprennent, par exemple, les cookies qui vous permettent de vous connecter à des zones sécurisées de notre site Web.

Cookies de fonctionnalité : ils sont utilisés pour vous reconnaître lorsque vous revenez sur notre site Web. Cela nous permet de personnaliser notre contenu pour vous et de mémoriser vos préférences (par exemple, votre choix de langue).

Cookies de ciblage : ces cookies enregistrent votre visite sur notre site Web, les pages que vous avez visitées et les liens que vous avez suivis. Nous utiliserons ces informations pour rendre notre site Web plus pertinent par rapport à vos intérêts.

À moins qu’un visiteur ne nous informe spécifiquement (par exemple, en nous envoyant une correspondance à partir du site Web), nous ne saurons pas qui sont les visiteurs individuels.

Nous ne vendons pas les informations collectées par les cookies, ni ne les divulguons à des tiers non liés, sauf si la loi l’exige (par exemple aux organismes gouvernementaux et aux forces de l’ordre).

Notre site Web utilise également des balises Web, parfois appelées GIF à pixel unique, qui fonctionnent en conjonction avec les cookies et nous permettent de compter les utilisateurs qui ont visité certaines pages et de compiler des informations statistiques sur la façon dont notre site Web est utilisé.

En plus des finalités identifiées décrites dans la présente politique de confidentialité, nous pouvons utiliser les informations de ce site Web et les partager avec d’autres organisations avec lesquelles nous avons une relation commerciale pour mesurer l’utilisation de notre site Web, pour améliorer la fonctionnalité et le contenu du site Web et pour faciliter l’utilisation par un visiteur. Les visiteurs peuvent réinitialiser leur navigateur pour les avertir lorsqu’ils ont reçu un cookie ou pour refuser d’accepter les cookies. Cependant, si un visiteur refuse d’accepter les cookies, il peut ne pas être en mesure d’utiliser certaines des fonctionnalités disponibles sur notre site Web.

GOOGLE ANALYTICS

Nous utilisons Google Analytics pour recueillir des informations sur la façon dont vous utilisez le site Web afin d’améliorer l’expérience du site Web. Google Analytics ne collecte ni ne stocke aucune information permettant de vous identifier. Votre adresse IP est rendue anonyme avant d’être stockée sur les serveurs de Google afin de protéger votre vie privée. Pour plus d’informations sur Google Analytics, rendez-vous ici : https://www.google.com/policies/privacy/partners/.

Vous pouvez bloquer l’utilisation de Google Analytics en installant l’outil de désactivation disponible ici : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

UTILISATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES OBTENUES SUR LE SITE WEB

Afin de fournir un service ou des informations aux visiteurs de notre site Web, ces derniers peuvent nous soumettre volontairement des informations personnelles à des fins telles que poser une question. Nous pouvons combiner et stocker des informations personnelles sur votre utilisation de notre site Web et les informations en ligne que vous avez fournies avec certaines autres informations en ligne et hors ligne que nous avons pu collecter à votre sujet.

SÉCURITÉ

Nous avons adopté des mesures de sécurité pour protéger les informations personnelles fournies via ce site Web. Nous utilisons plusieurs niveaux de contrôles de sécurité pour garantir que toutes les informations enregistrées dans nos fichiers et systèmes informatiques sont protégées contre tout accès et toute diffusion non autorisés. Nos systèmes sont sécurisés par des combinaisons pouvant inclure des couches de cryptage, des pare-feux et des routeurs de filtrage surveillant l’accès extérieur à nos systèmes. L’accès des utilisateurs internes/à distance est strictement contrôlé et surveillé, et nous utilisons une vérification par mot de passe à plusieurs niveaux pour garantir l’autorisation des utilisateurs à nos systèmes d’information. Tous les fournisseurs de services tiers que nous utilisons et qui ont accès aux informations personnelles fournies via le site Web sont tenus d’adopter un niveau de mesures de sécurité comparable.

Bien que nous fassions tout notre possible pour garantir que personne d’autre ne verra ou n’obtiendra vos informations personnelles, une confidentialité et une sécurité complètes ne sont pas possibles sur Internet. Nous ne serons pas responsables des dommages que vous pourriez subir suite à la transmission d’informations personnelles sur Internet.

LIENS

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui sont fournis uniquement à titre de commodité. Bien que nous essayions de créer des liens uniquement vers des sites et des services qui partagent nos normes élevées et notre respect de la vie privée, nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques de confidentialité employées par d’autres sociétés ou sites Web. Une fois que vous avez créé un lien vers un autre site, vous êtes soumis aux politiques de confidentialité et de sécurité du nouveau site, et vous devez consulter sa politique de confidentialité, en particulier si vous partagez des informations personnelles.

DROITS SPÉCIFIQUES AUX RÉSIDENTS DE L’UNION EUROPÉENNE

Nous sommes soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») du Canada et aux lois provinciales applicables en matière de confidentialité. Dans le cadre de nos activités d’assurance de risques au Canada, nous pouvons recueillir des renseignements personnels sur les administrateurs, dirigeants et employés de nos assurés résidant dans l’UE et sur d’autres résidents de l’UE. Sous réserve de la LPRPDE, des lois du Canada et des lois provinciales applicables en matière de confidentialité, si vous êtes un résident de l’UE, vous pouvez bénéficier des droits supplémentaires suivants, comme le prévoit le Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

EFFAÇAGE

Si vous résidez dans l’UE, vous avez le droit, dans certaines circonstances, de faire effacer vos informations personnelles. Vos informations ne peuvent être effacées que si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et que nous n’avons aucun autre motif juridique pour traiter les données.

TRAITEMENT RESTREINT

Vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles dans les cas suivants : (a) si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude des informations ; (b) lorsque notre utilisation des données est illégale mais que vous ne souhaitez pas que nous les effaçions ; (c) lorsque vous avez besoin que nous conservions les informations personnelles même si nous n’en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des réclamations légales ; ou (d) vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos informations personnelles mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes impérieux de les utiliser.

PORTABILITÉ

Vous pouvez demander le transfert de vos informations personnelles à vous-même ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou fournirons à un tiers que vous aurez choisi, vos informations personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ce droit ne s’applique qu’aux informations automatisées pour lesquelles vous nous avez initialement donné votre consentement à utiliser ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.

Vos droits en matière de prise de décision automatisée et de profilage :

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée sur un traitement automatisé, y compris le profilage, si celui-ci produit un effet juridique ou vous affecte de manière significative de manière similaire, à moins que ce profilage ne soit nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre vous et nous.