TOKIO MARITIME  CANADA LTÉE

 

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Tokio Maritime Canada ltée s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’elle recueille, conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Dans la présente politique de confidentialité, Tokio Maritime Canada ltée est désigné par les termes « nous », « notre » et « nos ». Toute personne dont nous recueillons les renseignements personnels en rapport avec les produits et services que nous offrons, ou avec toute demande à leur égard, est désignée aux présentes par les termes « vous », « votre » et « vos ». La présente politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels (« renseignements personnels ») que nous recueillons, utilisons ou divulguons dans le cadre de nos activités d’assurance.

Les renseignements personnels sont des renseignements concernant une personne identifiable.

La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements sur nos employés ou aux renseignements qui ne sont pas des renseignements personnels.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente sera publiée sur notre site Web au www.tokiomarinecanada.com. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site Web pour prendre connaissance de toute modification de la présente politique de confidentialité.

 

COMMENT ET POURQUOI NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le type de renseignements personnels que nous recueillons et utilisons dépend de la nature de votre relation avec nous, et peut comprendre les types de renseignements suivants vous concernant lorsque de tels renseignements s’avèrent pertinents dans le cadre de notre relation commerciale avec vous :

  • nom, adresse, adresse courriel et numéro de téléphone;
  • date de naissance, sexe, situation familiale et conjugale;
  • éducation et mode de vie;
  • informations bancaires, de crédit et financières vous concernant et concernant les organisations dans lesquelles vous avez des intérêts;
  • numéro d’assurance sociale et numéro de permis de conduire;
  • expérience antérieure en matière d’assurance et de réclamations;
  • informations médicales et sur la santé;
  • informations sur l’emploi et les revenus.

 

 Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels à des fins d’assurance, notamment pour :

  • examiner les propositions d’assurance qui nous sont soumises aux fins de souscription;
  • vérifier les renseignements qui nous sont fournis;
  • évaluer et prendre en charge des risques;
  • tarifer, accorder, émettre et administrer les polices d’assurance;
  • enquêter, régler, traiter et payer les réclamations d’assurance;
  • communiquer avec vous;
  • analyser les résultats commerciaux et compiler des statistiques;
  • répondre aux exigences légales et réglementaires;
  • prévenir et détecter les fraudes ou les activités illégales; et
  • respecter ou appliquer toute loi en vigueur.

 

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels sur vous malgré que vous n’entretenez pas de relation commerciale avec nous dans le cadre des réclamations présentées contre nos assurés.

Nous définissons les objectifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de la collecte, et nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux objectifs définis. Nous limitons également l’accès aux données personnelles relatives aux réclamations (demandeurs et auteurs) à un groupe restreint de cadres supérieurs qui assurent la gestion des réclamations. Tous les documents sur papier contenant des détails sur les données relatives aux réclamations sont numérisés électroniquement et détruits ou stockés dans une armoire de stockage verrouillée dont l’accès sera limité aux cadres supérieurs susmentionnés.

La plupart des renseignements personnels que nous recueillons nous sont fournis par un assuré ou son courtier ou agent d’assurance. Nous obtenons des renseignements personnels à partir des demandes ou tels qu’ils nous sont autrement soumis par un demandeur, un assuré, leur courtier d’assurance ou leurs représentants autorisés. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources telles que des agences de renseignements sur les consommateurs, d’autres institutions ou fournisseurs de services d’information, des employeurs ou d’autres assureurs, ou à partir de sources et de bases de données du secteur de l’assurance, de même qu’auprès d’experts en sinistres et d’enquêteurs privés dans le cadre de réclamations.

 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS PARTAGEONS

Nous pouvons échanger des renseignements personnels avec :

  • nos sociétés affiliées, nos réassureurs, d’autres assureurs et le courtier d’assurance de l’assuré concerné par les renseignements personnels;
  • des tierces parties pour détecter et prévenir la fraude ou les activités illégales;
  • les parties auxquelles vous avez donné votre accord nous autorisant à partager vos renseignements personnels; et
  • les parties avec lesquelles nous sommes légalement autorisés à partager ces renseignements.

Nous pouvons échanger des renseignements personnels avec des fournisseurs de services tiers qui offrent des services en notre nom, notamment des services de règlement des sinistres, d’impression, de distribution de courrier et de courriel, de technologie de l’information, de stockage de données, d’administration, de marketing, de traitement des réclamations et d’enquêtes. Les contrats que nous passons avec nos fournisseurs de services exigent que ces derniers assurent la confidentialité et la sécurité de tous les renseignements personnels, et qu’ils disposent de politiques de confidentialité et de normes de sécurité en matière de renseignements personnels comparables aux nôtres. Nos fournisseurs de services ne reçoivent que les renseignements dont ils ont besoin pour remplir leurs fonctions désignées, et ils ne sont pas autorisés à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels à leurs propres fins.

 

CONSENTEMENT

Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués avec le consentement de la personne concernée, ou dans la mesure permise par la loi.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Vous serez informé des conséquences d’un tel retrait, pouvant comprendre la résiliation d’une police ou l’impossibilité de traiter ou de vous défendre en cas de réclamation.

 

SÉCURITÉ

Les renseignements personnels enregistrés dans des documents papier sont conservés en toute sécurité dans nos bureaux au Canada ou dans des installations de stockage sécurisées hors site. Les renseignements enregistrés électroniquement sont stockés dans des systèmes informatiques que nous administrons ou qui sont administrés par nos sociétés affiliées et nos fournisseurs de services. Vos renseignements personnels peuvent être traités et stockés dans des pays autres que le Canada, et peuvent être accessibles aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation de ces pays.

Nous avons adopté des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte ou le vol, qui sont adaptées à la sensibilité des renseignements. Nos systèmes informatiques et les renseignements qui y sont stockés sont protégés par des systèmes de sécurité électroniques. Nous limitons l’accès aux renseignements personnels à nos employés, réassureurs, administrateurs et consultants qui ont besoin de connaître ces renseignements pour offrir des produits d’assurance et des services connexes. Nos employés reçoivent une formation sur la façon de protéger les renseignements personnels, et ils sont tenus de se conformer à la présente politique de confidentialité et à toutes les lois applicables en la matière.

Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, et pour nous conformer à nos obligations réglementaires et aux obligations découlant du droit applicable. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les détruisons, les effaçons ou les anonymisons. Compte tenu de l’exposition permanente à d’éventuelles réclamations, au besoin, certains des renseignements personnels recueillis à des fins d’assurance peuvent être conservés indéfiniment.

 

 

 

EXACTITUDE

Nous nous efforçons de garantir et de maintenir l’exactitude des renseignements personnels que nous recueillons et utilisons. Nous nous fions toutefois aux personnes qui nous fournissent des renseignements personnels pour nous divulguer tout renseignement important et nous informer de tout changement. Vous pouvez demander la rectification de vos renseignements personnels. Lorsque la preuve nous est apportée que certains renseignements personnels à notre disposition sont inexacts, nous les corrigeons.

 

ACCÈS INDIVIDUEL

Vous pouvez demander à être informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels vous concernant. Sous réserve d’une preuve d’identité satisfaisante, vous pourrez consulter ces renseignements.

Dans certaines situations, il se peut que nous ne soyons pas légalement autorisés à vous donner accès à tous les renseignements personnels qui vous concernent, par exemple lorsque les renseignements personnels concernent d’autres personnes ou lorsqu’ils sont protégés par un privilège juridique. Les exceptions à l’obligation d’accès seront limitées et spécifiques, et nous vous fournirons la raison de tout refus d’accès.

 

SUPPRESSION

Vous avez le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels dans certaines circonstances. Ceux-ci ne peuvent être effacés que si vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et si nous n’avons pas d’autre motif légal justifiant l’utilisation de ces renseignements personnels.

 

 

FINS DE MARKETING FACULTATIF

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels que vous nous fournissez pour vous proposer, à vous ou aux organisations dans lesquelles vous avez un intérêt, des produits et services supplémentaires que nous offrons. La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels à de telles fins de marketing sont entièrement facultatives et ne constituent pas une condition pour faire affaire avec nous. Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins de marketing facultatif à tout moment en communiquant avec nous à TMC_info@tokiomarinecanada.com. Nous ne vendons, n’échangeons et ne divulguons en aucun cas nos listes de clients à des fins de marketing.

 

NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions sur la présente politique de confidentialité ou sur nos pratiques en matière de confidentialité ou si vous désirez demander l’accès, la vérification, la rectification ou la suppression de vos renseignements personnels ou retirer votre consentement à la collection de vos renseignements personnels ou porter une plainte, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à dsinger@tokiomarinecanada.com.

 

 

 

 

SITE WEB ET CONFIDENTIALITÉ

TÉMOINS

Lorsqu’un visiteur accède à notre site Web, nous pouvons utiliser une fonction du navigateur appelée « témoin » (cookie) pour recueillir des informations sur les actions et les habitudes de navigation du visiteur. Un témoin est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur du visiteur. Les témoins que nous utilisons sont les suivants :

Témoins analytiques : Témoins qui permettent de reconnaître et de compter le nombre de visiteurs, et de voir leurs déplacements de navigation sur le site Web, nous aidant ainsi à améliorer le fonctionnement de notre site Web.

Témoins strictement nécessaires : Témoins qui sont nécessaires au fonctionnement de notre site Web. Ils comprennent, par exemple, les témoins qui vous permettent de vous connecter à des zones sécurisées de notre site Web.

Témoins de fonctionnalité : Témoins utilisés pour vous reconnaître lorsque vous revenez sur notre site Web. Cela nous permet de personnaliser notre contenu pour vous et de nous souvenir de vos préférences (par exemple, votre choix de langue).

Témoins de ciblage : Ces témoins enregistrent votre visite sur notre site Web, les pages que vous avez visitées et les liens que vous avez suivis. Nous utiliserons ces informations pour rendre notre site Web plus pertinent par rapport à vos intérêts.

À moins qu’un visiteur ne nous informe spécifiquement (par exemple, en nous envoyant une correspondance à partir du site Web), nous n’aurons aucun moyen d’identifier les visiteurs.

Nous ne vendons pas les renseignements recueillis par les témoins et ne les divulguons pas à des tiers indépendants, sauf si la loi l’exige (par exemple, aux organismes gouvernementaux et aux organismes chargés de l’application de la loi).

Notre site Web utilise également des balises Web (parfois appelées GIF invisibles) qui fonctionnent conjointement avec les témoins et nous permettent de compter les utilisateurs qui ont visité certaines pages et de compiler des informations statistiques sur l’utilisation de notre site Web.

En plus des objectifs décrits dans la présente politique de confidentialité, nous pouvons utiliser ces renseignements sur le site Web et les communiquer à d’autres organisations avec lesquelles nous avons une relation commerciale afin de mesurer l’utilisation de notre site Web, d’en améliorer la fonctionnalité et le contenu, et d’en faciliter l’utilisation par un visiteur. Les visiteurs peuvent réinitialiser leur navigateur de sorte qu’il les informe de la réception d’un témoin ou pour qu’il refuse les témoins. Toutefois, un visiteur qui refuse d’accepter les témoins pourrait être limité quant à l’utilisation des fonctions de notre site Web.

GOOGLE ANALYTICS

Nous utilisons Google Analytics pour recueillir de l’information sur la façon dont vous utilisez le site Web afin d’en améliorer l’expérience. Google Analytics ne permet pas de recueillir ou de stocker des renseignements permettant de vous identifier. Votre adresse IP est anonymisée avant d’être stockée sur les serveurs de Google afin de préserver votre confidentialité. Pour plus de renseignements sur Google Analytics, consultez le lien suivant : https://www.google.com/policies/privacy/partners/. Vous pouvez bloquer l’utilisation de Google Analytics en installant l’outil de désactivation disponible ici : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

 

UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS OBTENUS SUR LE SITE WEB

Afin de fournir aux visiteurs de notre site Web un service ou des informations, les visiteurs peuvent nous soumettre volontairement des renseignements personnels, par exemple pour poser une question. Nous pouvons combiner et stocker les renseignements personnels concernant votre utilisation de notre site Web et les renseignements en ligne que vous avez fournis avec d’autres renseignements en ligne et hors ligne que nous avons pu recueillir à votre sujet.

 

SÉCURITÉ

Nous avons adopté des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels fournis par le biais de ce site Web. Nous utilisons de multiples couches de contrôles de sécurité pour garantir que tous les renseignements enregistrés dans nos fichiers et systèmes informatiques sont protégés contre les accès et les diffusions non autorisés. Nos systèmes sont sécurisés par des combinaisons qui peuvent comprendre des couches de cryptage, des pare-feu et des routeurs filtrants surveillant l’accès extérieur à nos systèmes. L’accès des utilisateurs internes et à distance est strictement contrôlé et surveillé. Nous utilisons une vérification des mots de passe à plusieurs niveaux pour garantir l’autorisation des utilisateurs à nos systèmes d’information. Tous les fournisseurs de services tiers que nous utilisons et qui ont accès aux renseignements personnels fournis par le biais du site Web sont tenus d’adopter un niveau comparable de mesures de sécurité. 

Bien que nous fassions tout notre possible pour que personne d’autre ne puisse voir ou obtenir vos renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité totales ne peuvent être garanties sur Internet.

 

LIENS

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui ne sont fournis qu’à des fins pratiques. Bien que nous nous efforcions de ne mettre que des liens vers des sites et des services qui appliquent des normes aussi élevées que les nôtres en matière de confidentialité, nous ne sommes pas responsables du contenu des autres sociétés ou sites Web, ni de leurs pratiques en matière de confidentialité. Lorsque vous suivez un lien vers un autre site, vous êtes soumis aux politiques de confidentialité et de sécurité de cet autre site, et il est recommandé que vous consultiez la politique de confidentialité qui s’y rapporte, surtout si vous partagez des renseignements personnels.

 

DROITS PROPRES AUX RÉSIDENTS DE L’UNION EUROPÉENNE

Nous sommes soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et aux lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée. Dans le cadre de nos activités d’assurance de risques au Canada, nous pouvons recueillir des renseignements personnels sur les administrateurs, les dirigeants et les employés de nos assurés qui résident dans l’UE, et sur d’autres résidents de l’UE. Sous réserve de la LPRPDE, des lois du Canada et des lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée, si vous êtes un résident de l’UE, vous pouvez avoir les droits supplémentaires suivants, comme le prévoit le Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

LIMITATION DU TRAITEMENT

Vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos renseignements personnels lorsque : (a) vous voulez que nous établissions l’exactitude des renseignements; (b) notre utilisation des données est illégale, mais que vous ne voulez pas que nous les effacions; (c) vous voulez que nous conservions vos renseignements personnels, alors que nous n’en avons plus besoin, pour établir, exercer ou défendre des réclamations fondées en droit; ou (d) vous opposez à ce que nous utilisions vos renseignements personnels, mais que nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes prépondérants justifiant leur utilisation.

PORTABILITÉ

Vous pouvez demander que vous soient transférés, à vous ou à un tiers, les renseignements personnels vous concernant. Nous vous fournirons, à vous ou à un tiers avec votre autorisation, les renseignements personnels vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ce droit ne s’applique qu’aux renseignements automatisés qui ont fait l’objet d’un consentement initial de votre part ou lorsque nous avons utilisé ces renseignements pour exécuter un contrat avec vous.

 

Vos droits en matière de prise de décision automatisée et de profilage :

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée sur un traitement automatique, y compris le profilage, si elle entraîne des conséquences juridiques ou d’autres conséquences similaires susceptibles de vous nuire, à moins que ce profilage ne soit nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre vous et nous.